Prowadzenie biznesu w Wielkiej Brytanii wygląda nieco inaczej niż w Polsce, ale na Wyspach także trzeba pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy. Służy do tego specjalny system PAYE. Co trzeba o nim wiedzieć? Kiedy i jak się zarejestrować? W jakich sytuacjach skorzystać z pomocy biura rachunkowego? Podpowiadamy w poniższym artykule.
PAYE – co to jest?
System PAYE, czyli Pay As You Earn, to system płacowy w UK, który służy brytyjskiemu urzędowi skarbowemu HMRC do tego, aby ściągnąć podatek dochodowy (Income Tax). Co więcej, wykorzystuje się go również do pobierania należności z tytułu ubezpieczenia społecznego od zatrudnienia.
Dzięki systemowi PAYE wszystkie niezbędne zaliczki podatkowe i ubezpieczeniowe są potrącane z bieżącego wynagrodzenia pracownika, a następnie regulowane przez pracodawcę. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi mieć konto w systemie PAYE, aby przydzielać im wypłaty. Ponadto, musisz zarejestrować się w systemie, jeśli jesteś dyrektorem i jedynym pracownikiem spółki Ltd.
Rejestracja w PAYE
Prawo brytyjskie wymaga, aby pracodawca zarejestrował się w systemie PAYE przed dniem pierwszej wypłaty pracownika, ale nie wcześniej niż 2 miesiące przed nią. Zarejestruj się, jeśli przynajmniej jeden Twój pracownik uzyskuje wynagrodzenie powyżej Lower Earnings Limit – w roku podatkowym 2022/23 próg ten wynosi £123 tygodniowo. Praca w Twoim przedsiębiorstwie musi wówczas być jedynym źródeł dochodu dla osoby zatrudnionej.
Nawet jeśli nie spełniasz tych wymagań, wciąż musisz jednak dostarczać pracownikom payslipy (odcinki wypłat) i spełniać inne obowiązki pracodawcy.
Rejestracja do systemu PAYE odbywa się telefonicznie lub przez stronę internetową urzędu HMRC. Do odpowiedniego formularza trzeba wpisać podstawowe dane firmy, datę pierwszej wypłaty pracownika, a także numer UTR firmy (Unique Taxpayer Reference). Wprowadzenie dużej ilości informacji pozwala szybciej zweryfikować przedsiębiorstwo i je zarejestrować.
Po zarejestrowaniu drogą pocztową uzyskasz numery Office Reference Number i PAYE Reference Number. To kody wymagane do wypełniania payslipów oraz wykonywania płatności do HMRC.
Dyrektor spółki Ltd. a rejestracja w PAYE
Dyrektorzy i jedyni pracownicy spółek Ltd. również są zobowiązani do rejestracji w systemie PAYE. Wówczas, tak jak w przypadku innych przedsiębiorstw, możesz pobierać wypłaty i odprowadzać zaliczki na poczet podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne NIC Class 1. Takie ubezpieczenie zapewnia brytyjskie świadczenie emerytalne w przyszłości, czyli state pension, warto więc zadbać o terminową rejestrację.
Obowiązki pracodawcy – składki na ubezpieczenie społeczne i podatek
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy do 21 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano wynagrodzenie. Co więcej, w imieniu osób zatrudnionych w firmie i spełniających określone kryteria odprowadzasz składki na ubezpieczenie społeczne. O czym jeszcze musisz pamiętać?
Jako pracodawca odpowiadasz również m.in. za:
- obliczanie wyżej wymienionych składek zgodnie z tym, jaki kod podatkowy przypisano firmie,
- prowadzenie i dokumentowanie bieżących oraz rocznych rozrachunków (payroll),
- dostarczanie pracownikom informacji o odprowadzanych zaliczkach,
- spełnianie obowiązku Auto Enrolment, czyli workplace pension.
Brytyjski system płacowy dodatkowo wymaga przechowywania wszystkich dokumentów przez 3 lata od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. Doświadczona księgowa pomoże Ci stworzyć archiwum, aby zabezpieczyć się przed grzywną w razie kontroli urzędu.
Jak obliczyć podatek od wypłaty – UK
W systemie PAYE pracodawca rejestruje nie tylko stałą stawkę pracownika, ale również premie, bonusy, wynagrodzenie z zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego oraz informacje o urlopie. Jak jednak wygląda obliczanie składek na podatek dochodowy?
Zaliczki na rzecz podatku są naliczane po przekroczeniu kwoty wolnej od podatku – w roku podatkowym 2022/23 wynosi ona £12 570 rocznie. Każdy dyrektor spółki Ltd. oraz osoby zatrudnione w UK, których przychody przekraczają tę kwotę, muszą odprowadzać podatek dochodowy. Wysokości podatku zależą od rocznych dochodów zgodnie ze schematem:
- 20% w przedziale dochodów £12 570-50 270;
- 40% w przedziale dochodów £50 271-150 000;
- 45% dla dochodów powyżej £150 000.
Podatki w Wielkiej Brytanii wyglądają nieco inaczej w przypadku spółek Ltd. – taka spółka to podmiot prawny i kwota wolna od podatku jej nie dotyczy. Jako dyrektor masz obowiązek odprowadzać obniżoną stawkę podatku Corporation Tax – 19% (25% od 01 kwietnia 2023od przychodu powyżej £50 000).
Obliczanie payslipów
Każdy pracodawca w UK musi informować swoich pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej o kwotach odprowadzanych do HMRC. Takie zestawienia to paski wypłaty znane również pod nazwami payslips lub wage slips.
Standardowo każdy payslip zawiera informacje, które wpływają na wysokość wynagrodzenia pracownika, a co za tym idzie – zaliczki do ubezpieczenia i podatku. Do obliczania pasków wypłaty wykorzystuje się więc:
- kwotę wynagrodzenia brutto i netto,
- potrącenia stałe i zmienne,
- podział wynagrodzenia, jeśli część jest wypłacana jako czek, a część w formie gotówki,
- liczbę godzin, jeżeli czas pracy wpływa na wynagrodzenie.
Payslipy dostarcza się pracownikom najpóźniej w dniu wypłaty określonym po rejestracji w PAYE.
Jak wygląda odprowadzanie podatku w PAYE?
Po rejestracji w systemie PAYE oprócz numerów niezbędnych do oznaczania firmowych dokumentów uzyskasz również login do systemu PAYE Online. Za pośrednictwem swojego profilu szybko wypełnisz niezbędne raporty miesięczne (FPS i EPS), roczne raporty pracowników (P45 i P60), a także pracodawcy (P35). Osoby, którym korzystanie z komputera sprawia problemy, mogą rozliczać się z HMRC drogą pisemną.
Zamiast wypełniać formularze o wiele wygodniej jest zlecić rozliczenia podatkowe zaufanemu biuru rachunkowemu. Iwona Accountancy Services Ltd z powodzeniem pomoże Ci w rejestracji w systemie PAYE, a później zadba o poprawność oraz terminowość payslipów. Z naszą pomocą masz pewność, że stawki i zaliczki będą obliczone zgodnie z obowiązującym prawem, a rozliczenia zostaną przesłane do HMRC na czas. Skontaktuj się i skorzystaj z usług naszego biura księgowego.
FAQ
- System PAYE – co to jest?
System Pay As You Earn służy do odprowadzania podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych do brytyjskiego urzędu skarbowego HMRC.
- Ile podatku odprowadza się w UK?
Progi podatkowe zależą od rocznych dochodów i mogą wynosić 20, 40 lub 45%. Spółki Ltd. odprowadzają stałą stawkę 19% i nie mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku.
- Jak obliczyć payslip?
Payslip, czyli pasek z każdej wypłaty pracownika, zawiera informacje o wysokości podatku odprowadzonego do HMRC, a także kwotę składek na ubezpieczenie społeczne. Co więcej, w dokumencie pojawia się wynagrodzenie brutto i netto oraz potrącenia czy bonusy.
