Przeniesienie biura do domu niesie ze sobą sporo korzyści – zarówno logistycznych, jak i finansowych. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca działa jako Sole Trader, czy jako Limited Company, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów m.in. czynsz, część odsetkową kredytu, rachunki czy wydatki na remont. Rozliczenia podatkowe w UK są jednak dość skomplikowane, a przepisy nie zawsze oczywiste, dlatego wiele firm decyduje się powierzyć księgowość specjaliście.
Korzystne warunki gospodarcze i podatkowe w Wielkiej Brytanii sprawiają, iż wielu Polaków decyduje się otworzyć tu własny biznes. Ze względu na wygodę i redukcję kosztów przedsiębiorcy często rozważają opcję przeniesienia biura do własnego domu. Warto w takim wypadku wiedzieć, co można odliczyć od podatku w UK i jakie są zasady uznawania wydatków za koszt podatkowy.
Biuro w domu – dla kogo się opłaca
Prowadzenie biura w domu może się okazać korzystne niezależnie od tego, czy przedsiębiorca prowadzi działalność jako Sole Trader, czy Limited Company. Zarówno pierwszy, jak i drugi może obniżać podatek należny m.in. o koszty eksploatacyjne związane z mieszkaniem. Należy jednak pamiętać, że przepisy obowiązujące w Wielkiej Brytanii wyznaczają w tym zakresie inne zasady dokonywania odliczeń dla Sole Traders, a inne dla Limited Company.
Co można odliczyć od podatku w UK
Katalog wydatków, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu w UK, jest dość obszerny. Wśród nich można wymienić część odsetkową kredytu hipotecznego lub czynszu – jeśli mieszkanie wynajmowane jest od landlorda, a także council tax – w tym wypadku należy jednak mieć na uwadze, iż zależnie od wielkości powierzchni użytkowanej na cele biznesowe, przedsiębiorca może być zobowiązany zapłacić business rates zamiast Council Tax. Odliczyć można także wydatki na remonty i naprawy – jednak dotyczy to tylko czynności wykonanych w tej części mieszkania, która użytkowana jest na cele biznesowe.
Rachunek rachunkowi nierówny
Druga grupa wydatków, które można zaliczyć do kosztów podatkowych, to rachunki – ogrzewanie, prąd itp. – odliczyć można jednak tylko tę część wydatków, która przypada na pomieszczenia wykorzystywane w celach biznesowych. Nieco inne zasady obowiązują w przypadku rachunków za wodę – można je odliczyć tylko wtedy, gdy woda w przeważającej proporcji użytkowana jest w celach biznesowych (np. w myjniach samochodowych) – przedsiębiorca może ubiegać się o ustalenie osobnego rachunku dla firmy i odliczyć całkowity koszt wody wynikający z rachunku. Natomiast w przypadku rachunków za telefon czy Internet odliczyć można ten procent wydatku, który poniesiony został w celach biznesowych.
Liczenie pokoi
Z oczywistych względów prowadząc biuro w domu nie można wliczyć w koszty całej kwoty odsetek od kredytu, rachunku za prąd itd. Aby ustalić, jaka część wydatku podlega odliczeniu, należy określić, ile pomieszczeń w mieszkaniu służy prowadzeniu działalności.
Przykładowo, jeśli spośród pięciu pokoi jeden wykorzystywany jest na biuro, przedsiębiorca może wliczyć w koszty 20% (czyli 1/5) kwoty odsetek od kredytu czy rachunków. Następnie trzeba ustalić, ile czasu przedsiębiorca spędza w danym pomieszczeniu w celach biznesowych – przykładowo 10 godzin dziennie będzie stanowiło 80% czasu. Jeśli więc przykładowo rachunek za prąd wynosi 100 funtów, to w celu ustalenia kosztu należy kwotę tę podzielić przez 5 (20 funtów), a następnie jeszcze pomnożyć przez 80% (16 funtów).
Metoda wyliczenia procentowego
Oprócz opisanej wyżej metody polegającej na liczeniu pokoi i czasu spędzonego w nich na cele biznesowe, istnieje także metoda wyliczenia procentowego. Polega ona na ustaleniu, ile procentowo wynosi powierzchnia przestrzeni wykorzystywanej na biuro w stosunku do całej powierzchni mieszkalnej – bez uwzględniania łazienek, korytarzy itp. Procent ten należy zastosować do czynszu czy rachunków podobnie jak w pierwszej metodzie.
Koszty uproszczone
Istnieje również uproszczona metoda kalkulacji kosztów – dostępna niestety jedynie dla Sole Traders. Polega ona na określeniu stałej miesięcznej stawki, która zawiera w sobie wszystkie koszty – jej wysokość uzależniona jest od czasu, jaki przedsiębiorca przeznacza na pracę w domu:
- 25-50 godzin – 10 funtów miesięcznie
- 51-100 godzin – 18 funtów miesięcznie
- 101 godzin i więcej – 26 funtów miesięcznie
Metoda ta okazuje się opłacalna dla tych przedsiębiorców, którym praca w domu zajmuje stosunkowo niewiele czasu – należy przy tym pamiętać, iż uniemożliwia ona wliczenie w koszty faktycznie poniesionych wydatków.
Koszty podatkowe dla Limited Company
W przypadku prowadzenia biura w domu przez Limited Company, zasady kwalifikowania wydatków do kosztów podatkowych są dość restrykcyjne. Najbardziej korzystna sytuacja to taka, w której umowa na abonament telefoniczny, Internet itp. zawarta jest z firmą, a nie z osobą prywatną. Za sprzęty takie jak komputer, tablet itp. najlepiej zapłacić firmową kartą lub przelewem z konta firmowego. W innym wypadku można ubiegać się zaliczenie wydatku do kosztów – jednak zawsze istnieje obawa, iż w razie kontroli HMRC zakwestionuje sposób postępowania podatnika.
Nie wszystkie koszty dla Limited Company
Porównanie korzyści z prowadzenia biura w domu w przypadku Sole Traders i Limited Companies zdecydowanie wypada na korzyść tych pierwszych. Limited Company nie może odliczyć od podatku m.in. wydatków na koszty stale czyli takie które i tak byłyby ponoszone nawet gdyby w domu nie była prowadzona działalność. Zaliczają się do nich wydatki na czynsz, Council Tax, ubezpieczenie domu, odsetki od pożyczki na dom, koszty napraw i utrzymania. Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów są dla Limited Companies zdecydowanie bardziej restrykcyjne i skomplikowane.
Rozliczenia podatkowe w UK – nie takie proste
Prawidłowe ustalenie, co można odliczyć od podatku w UK prowadząc biuro w domu, w praktyce może przysparzać przedsiębiorcy sporych trudności. Zamiast ryzykować wykrycie błędnego obliczenia w razie kontroli, wielu z nich decyduje się powierzyć księgowość specjalistom. Profesjonalnie i rzetelnie dokonywane rozliczenia podatkowe w UK zapewniają przedsiębiorcy nie tylko pewność, że wywiązuje się ze swoich zobowiązań wobec państwa, ale też optymalne wyliczenie podatku – korzystne dla firmy.
