Obowiązujące w UK przepisy wskazują jasno, że tzw. personal service companies, nie mają prawa do odliczenia niektórych kosztów, jak koszty dojazdów do pracy i posiłków. Te tzw. personal service companies to są głównie kierowcy ciężarówek. Mogą też nimi być inżynierowie pracujący na kontraktach, działający jako limited companies. Mogą oni być zatrudnieni np. przez agencję pracy lub bezpośrednio przez firmę zlecającą usługę.

Wątpliwości nie tylko podatników, ale też księgowych, wciąż budzi pojęcie tzw. temporary workplace, które jest kluczowe dla rozstrzygnięcia problemu dotyczącego prawidłowego odliczenia kosztów, jak koszty dojazdów do pracy i posiłków. A jest to istotne, ponieważ bezprawne zaliczenie wydatków do kosztów naraża przedsiębiorcę na dotkliwe konsekwencje w razie np. kontroli skarbowej.

Polacy poszukujący zatrudnienia w Wielkiej Brytanii często odpowiadają na oferty ogłaszane przez agencje pracy, czy tzw. umbrella companies.

Powszechną praktyką tego typu podmiotów jest wymaganie od potencjalnych pracowników założenia limited company. Tylko pod takim warunkiem oferuje się im zatrudnienie. Samozatrudnienie w UK to bardzo częste zjawisko, szczególnie wśród kierowców ciężarówek, tzw. HGV drivers (Heavy Duty Vehicles drivers) lub rożnego rodzaju specjalistów, szczególnie w dziedzinie inżynierii.

Co to jest personal service company – definicja

Kluczowym jest zrozumienie co HMRC, czyli angielski urząd skarbowy rozumie pod definicją „Personal Service Company”. Takie firmy są bardzo często nazywane przez nich także „intermediaries”, czyli pośrednikami. (Firma taka niejako bowiem pośredniczy, pomiędzy firmą zlecającą pracę, a osobą która ją wykonuje). Jest to więc firma Limited, zazwyczaj posiadająca jednego dyrektora (dyrektorów może być jednak więcej niż jeden), który jest również jej jedynym lub większościowym udziałowcem.

Dyrektor (lub dyrektorzy) takiej firmy wykonuje (lub wykonują) usługi jako podwykonawca dla tzw.”end client”. Tym tzw. ”end client” zazwyczaj jest agencja pracy lub bezpośrednio firma usługi takie zlecająca.

Podatki w Anglii – odliczanie kosztów

Dyrektorzy pracujący jako limited company, jak wszyscy inni przedsiębiorcy mogą zaliczać różnego rodzaju wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, iż odliczanie wydatków musi być zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, a te często się zmieniają.

Zaliczenie do kosztów wydatku, który w świetle aktualnych regulacji prawnych nie może zostać do nich zaliczony, jest bezprawne i naraża podatnika na poważne konsekwencje, także finansowe.

Nowe regulacje od 2016 r.

Przepisy dotyczące odliczania niektórych wydatków min. przez kierowców HGV i specjalistów inżynierii pracujących poprzez swoje PSC (Personal Service Company) zmieniły się z dniem 6 kwietnia 2016 r.

W poprzednim stanie prawnym po spełnieniu pewnych warunków mogli oni dokonywać odliczeń m.in. takich kosztów, jak koszty dojazdów do pracy, oraz posiłków (food allowance). Bazowano wtedy na założeniu, iż każde miejsce wykonywania obowiązków dyrektora PSC, pracującego jako limited company, może być uznane (po spełnieniu pewnych warunków), jako tzw. temporary workplace. Nawet jeśli dojeżdżał do tego samego miejsca pracy przez wiele lat.

Księgowość – kluczowe definicje

Przepisy obowiązujące przed 6 kwietnia 2016 r. wskazywały, iż miejsce wykonywania pracy można uznać za „temporary workplace”, jeśli dany kierowca dojeżdżał do niego mniej niż 24 miesiące i przez maksymalnie 40% wszystkich swoich dojazdów w tym okresie. Obecne regulacje wskazują, że jeśli kierowca, inżynier lub inny specjalista pracujący poprzez swoją firmę limited wykonuje swoje obowiązki pod nadzorem, kierownictwem i kontrolą (SDC) klienta końcowego, HMRC traktuje każde taki miejsce pracy jako stałe (permanent workplace). Podróż traktowana jest więc jako zwykła droga dojazdu do pracy, której koszty nie podlegają odliczeniu.

Koszty dojazdów nie dla HGV z limited company

Z omówionych powyżej przepisów jasno wynika, iż jeśli Personal Service Companies (PSC), czyli dyrektorzy wykonujący swoje usługi osobiście (min. kierowcy ciężarówek, inżynierowie lub inni specjaliści), pracują za pośrednictwem agencji pracy, to miejsce wykonywania przez nich obowiązków w żadnym wypadku nie jest traktowane jako „temporary workplace”. Koszty dojazdu do takiego miejsca traktowane są jako koszty zwykłych dojazdów do pracy, a te już nie podlegają odliczeniu. Prawidłowo rozliczane podatki w Anglii nie mogą uwzględniać ani ponoszonych przez dyrektorów tych firm kosztów dojazdów, ani kosztów posiłków.

Wątpliwości, które trzeba rozwiać

Zmiany w przepisach dotyczących odliczania kosztów dojazdów i posiłków przez HGV miały rozwiać wątpliwości podatników. Niestety, wyrażenie „temporary workplace” bywało i nadal bywa błędnie interpretowane przez podatników.

Szczegółowe informacje na temat odliczania kosztów przez dyrektorów PSC w stanie prawnym obowiązującym od 6 kwietnia 2016 r. można znaleźć na oficjalnej stronie internetowej HMRC tutaj:

https://www.gov.uk/government/publications/employment-intermediaries-travel-expense-guidance/travel-and-subsistence-expenses-for-workers-engaged-through-employment-intermediaries-from-6-april-2016

Nieprzepisowe odliczanie kosztów

Z omówionych powyżej przepisów jasno wynika, iż zatrudnieni przez agencje pracy lub bezpośrednio przez pracodawcę kierowcy ciężarówek, czy też inżynierowie działający jako limited company, w których pełnią funkcję zarówno dyrektora, jak i pracownika, nie mogą doliczać do kosztów uzyskania przychodów, wydatków na dojazdy do pracy oraz na posiłki. Gdyby np. firma HGV odliczała chociażby tzw. mileage, czyli mile służbowe pokonane w celu dotarcia z domu do miejsca pracy i z powrotem, w istocie postępowałaby wbrew obowiązującym przepisom.

Co z tymi posiłkami?

Wiele osób które otworzyły firmę automatycznie zakłada, że od tego momentu będą one mogły odliczać koszty swoich codziennych posiłków od podatku. Nie jest to niestety prawda. Słynne zdanie HMRC na ten temat brzmi:

„Nie jemy po to żeby pracować, tylko po to żeby żyć, jakbyśmy nie pracowali to też byśmy jedli”.

Oznacza to „nie” dla odliczania codziennych posiłków od kosztów uzyskania przychodu. HMRC tłumaczy że do kosztów takich mogą należeć tylko i wyłącznie wydatki poniesione „wholly and exclusively for business”, czyli całościowo i wyłącznie do prowadzenia firmy. Posiłki, jako że nie służą wyłącznie do utrzymania firmy, a głównie do utrzymania nas przy życiu, więc do takich kosztów się nie zaliczają. HMRC pozwala jednak odliczać koszty poniesione na posiłki osobom będącym poza codzienną rutyną pracy, przebywającym np. na delegacji. W takiej sytuacji będąc pozbawieni możliwości przygotowania sobie posiłku w domu, zmuszeni zostali do jego zakupu w restauracji. Ponieśli w ten sposób wyższe koszty, niż ponieśliby w przypadku, gdyby pozostali blisko miejsca zamieszkania.

Należy jednak zauważyć, że angielski urząd skarbowy nie pozwala odliczać kosztów produktów żywnościowych zakupionych w celu sporządzania posiłku samodzielnie. Musi to być gotowy posiłek zakupiony w lokalu gastronomicznym. Ważne jest w tym przypadku przechowywanie rachunku za ten wydatek.

Księgowy księgowemu nierówny

Niestety, mimo iż obecnie obowiązujące przepisy podatkowe są w tym zakresie jasne, wielu dyrektorów PSC wciąż wlicza w koszty uzyskania przychodów wydatki na dojazdy do pracy i posiłki. Co gorsza, praktykę taką stosują również niektóre biura księgowe! Najwyraźniej nie są niedostatecznie zaznajomione z aktualnymi regulacjami. Wiele limited companies nieświadomie dokonuje bezprawnych odliczeń, co stanowi dla nich ryzyko poważnych konsekwencji w razie np. kontroli skarbowej.

Rozliczenia podatkowe w rękach specjalisty

Samozatrudnienie w UK nie jest rzeczą łatwą. Samo prowadzenie firmy wiąże się z licznymi obowiązkami i koniecznością ogromnego zaangażowania w działalność. Z tego względu wielu polskich przedsiębiorców w Anglii powierza swoje rozliczenia podatkowe specjalistom. Należy jednak pamiętać, iż rzetelnie prowadzona księgowość wymaga doświadczenia i dobrej znajomości przepisów.

To dlatego biuro rachunkowe w UK powinno być wybrane starannie, chociażby pod kątem bieżącego uzupełnienia wiedzy na temat aktualnych regulacji prawnych przez pracujących w nim księgowych.

UWAGA! Uzyskaj szczegółowe informacje i skontaktuj się ze swoim księgowym Iwona Accountancy Services Ltd.