Prowadzenie własnej działalności w Wielkiej Brytanii to w większości działania nakierowane na rozwój biznesowy i zwiększanie rentowności firmy, jednak ważnym aspektem są również sprawy związane z całym zapleczem podatkowym i rozliczeniowym. Jedną z ciekawszych kwestii z punktu widzenia przedsiębiorcy jest między innymi ubieganie się o zwrot kosztów lunchu oraz odliczanie kosztów, jakie szef może ponosić na wydatki na wyżywienie pracowników. W tym wypadku wiele zależy od prawnej formy działalności. Jak to dokładnie wygląda?
Czy mogę zaliczyć lunch do wydatków służbowych w Wielkiej Brytanii jako samozatrudniony?
Wydatki poniesione z tytułu podróży służbowej lub jedzenia i picia można także odliczyć w przypadku samozatrudnienia. Działalność jednoosobowa jest w Wielkiej Brytanii popularnym sposobem prowadzenie biznesu – zaraz obok firmy LTD. Rozliczenie wydatków na jedzenie dla osoby samozatrudnionej w Anglii jest nieco złożone i zależy od kilku czynników, w tym od rodzaju wydatków i zasad podatkowych obowiązujących w danym roku podatkowym. Pod te zasady podlega również krajowa lub zagraniczna podróż służbowa.
Jeśli jesteś samozatrudniony i podróżujesz w związku z pracą, możesz ubiegać się o zwrot wydatków na jedzenie w trakcie podróży służbowych. Wartością rozliczalną może być jedzenie w restauracjach, zakup jedzenia (pod warunkiem, że jest to gotowy posiłek, nie poszczególne produkty) w sklepach spożywczych oraz noclegi, jeśli podróż wymaga pozostania poza miejscem stałego zamieszkania. Poniesione wydatki musisz dokumentować i możesz odliczyć je od podstawy opodatkowania. Self-employed (tak jak LTD) często korzystają z tak zwanej stawki diety lub stawki ryczałtowej, która jest określana przez Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) w Wielkiej Brytanii. Stawka ta ma na celu ułatwienie rozliczenia wydatków na jedzenie i zakwaterowanie, ale jej wartość może się zmieniać.
Dzienna dieta na wyżywienie dla samozatrudnionego
Ważnym tematem jest dzienna dieta na wyżywienie osoby pracującej na własny rachunek (dotyczy to także zatrudnionych pracowników). Samozatrudniony może przyznać sobie dietę za krajową lub zagraniczną podróż służbową i wydatki poniesione w związku z wyżywieniem. Takie rozliczenie przysługuje także pracownikowi. Aktualnie wynosi ona:
- 5 GBP za podróż trwającą od 5 do 10 godzin,
- 10 GBP za podróż trwającą od 10 do 15 godzin,
- 25 GBP za podróż trwającą od 15 godzin.
Należy jednak pamiętać, że zasady regulujące dodatek żywnościowy dla samozatrudnionych są bardzo restrykcyjne, a HMRC w razie kontroli skrupulatnie weryfikuje, czy miały one związek z koniecznością biznesową.
Wydatki na jedzenie na własny rachunek
Dodatek na posiłki dla osoby samozatrudnionej w Wielkiej Brytanii najlepiej rozliczać korzystając z usług doświadczonego biura księgowego, ponieważ istnieje kilka wymogów, które należy spełnić jeśli chcesz odliczyć lunch biznesowy lub koszty podróży służbowej. Przede wszystkim pamiętaj, że HMRC zwraca uwagę, czy są to koszty ponoszone w stałym miejscu pracy, czy w lokalizacji tymczasowej (zaliczane są wtedy do kosztów podróży służbowej). Kluczowym wskaźnikiem różniącym te dwa terminy jest zasada 24 miesięcy. Okres ten rozpoczyna się w pierwszym dniu podróży do siedziby klienta lub tymczasowego miejsca pracy, jeśli sytuacja dotyczy pracownika, a kończy 24 miesiące później, niezależnie od przerw w pracy w tym czasie. Do tego momentu możliwe jest odliczenie kosztów jedzenia lub utrzymania za wykonywanie pracy w lokalizacji tymczasowej, jednak po tym czasie możliwość ta wygasa (są jednak od tego wyjątki).
LTD – ile mogę ubiegać się o zwrot kosztów posiłków w Wielkiej Brytanii?
Ustalenie, jak wygląda działalność LTD, a ubieganie się o zwrot wydatków służbowych, wymaga zrozumienia przepisów podatkowych określających dodatek żywnościowy na LTD. Wydatki na jedzenie w miejscu pracy, takie jak zakup kawy, herbaty, przekąsek i posiłków, mogą być uważane za koszty działalności gospodarczej. Możesz uwzględnić te wydatki w rozliczeniach podatkowych jako koszty operacyjne firmy LTD.
Dodatkowo jeśli przedsiębiorca LTD zatrudnia pracowników, może w niektórych przypadkach odliczyć koszty jedzenia oferowanego zatrudnionym. Wiążą się z tym jednak sztywne reguły, dokładnie określone przepisami – muszą być to np. wydatki poniesione na cele handlowe. Co ciekawe zaliczają się do tego także koszty za tzw. Christmas Meal, czyli obiad świąteczny, pod warunkiem że dostępny jest dla wszystkich pracowników i poniesiony wydatek nie przekracza £150 na pracownika.
Polityka dotycząca posiłków dla personelu w Wielkiej Brytanii – firma LTD
Pracownikowi zatrudnionemu w spółce LTD, który został delegowany do pracy poza stałe miejsce wykonywania obowiązków (jest w podróży służbowej) przysługuje prawo do zwrotu kosztów za posiłki. Limit dzienny na wyżywienie, który może być odliczony, jest ściśle określony i zależny od kraju, do którego pracownik jest delegowany, a także od tego jak przebiega rozliczenie delegacji w firmie. Przedsiębiorstwa muszą również pamiętać, że odliczenie kosztów posiłków może być różne w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony na angielskiej umowę o pracę, czy wykonuje pracę na innej podstawie prawnej. Dokładne zasady odliczania kosztów posiłków powinny być zawarte w dokumentach polityki firmy dotyczących podróży służbowych, co zapewni transparentność i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Jednocześnie HMRC określa, że pracownicy muszą pamiętać o tym, że odliczenie kosztów żywienia może być dokonane tylko wtedy, gdy nie otrzymują oni zwrotu wydatków od pracodawcy. W praktyce oznacza to, że:
- pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody poniesionych wydatków, takie jak faktury czy paragony,
- jeśli pracodawca zwraca koszty posiłków, pracownik nie może ich ponownie odliczać od wydatków służbowych w swoim osobistym rozliczeniu z HMRC,
- w sytuacji, gdy firma LTD pokrywa wydatki pracownika, może ona odliczyć te koszty jako wydatki firmowe, pod warunkiem że są one uzasadnione biznesowo i odpowiednio udokumentowane.
Procedura odliczania kosztów żywienia w podróży służbowej
Dodatek żywnościowy dla samozatrudnionego, dla LTD oraz dla pracownika to złożone tematy, które często są rozpatrywane indywidualnie. Podstawą do odliczenia jest fakt, że te wydatki związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. rozliczenie podróży służbowej). Aby skutecznie odliczyć koszty żywienia, należy:
- zapewnić, że podróż służbowa bądź wydatki jedzeniowe są odpowiednio dokumentowane, w tym celu trzeba zachować wszelkie faktury oraz rachunki,
- stosować się do limitów kwotowych określonych przez przepisy podatkowe, które definiują maksymalną wysokość odliczeń za posiłki,
- wykazać, że wydatki na posiłki nie zostały pokryte w inny sposób, na przykład przez diety bądź inne świadczenia.
FAQ:
- Czy można odliczyć wydatki na jedzenie, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą w Wielkie Brytanii?
Tak, można odliczyć tego rodzaju wydatki, jednak wiąże się to z szeregiem obowiązków. Zakupy te podlegają także szczegółowym restrykcjom, dlatego ważne jest, aby podejść odpowiedzialnie do kwestii rozliczeń jedzenia bądź podróży służbowych.
- Czy pracownikowi w Wielkiej Brytanii przysługuje zwrot za jedzenie?
Pracownik może uzyskać zwrot za jedzenie. Najczęściej to pracodawca oddaje pracownikowi pieniądze jeśli np. w trakcie podróży służbowej korzysta z restauracji. W przypadku codziennych kosztów za jedzenie zwrot ten nie przysługuje, ponieważ są to wydatki poniesione na codzienne utrzymanie.
- Jak otrzymać zwrot za jedzenie w Wielkiej Brytanii?
Jeśli chcesz otrzymać zwrot za jedzenie w UK, to niezależnie od formy prowadzonej działalności podstawą jest gromadzenie paragonów i faktur, które potwierdzą kwoty wydawane w tym celu. Jednocześnie należy przedstawiać tylko te wydatki, które były rzeczywiście związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
