Jak poprawnie rozliczać VAT w UK – krok po kroku

Podobnie jak w Polsce, w Wielkiej Brytanii sprzedaż większości towarów i usług opodatkowana jest VAT-em. Obowiązek jego odprowadzania ma znaczna część przedsiębiorców, a jego niedopełnienie skutkuje przykrymi konsekwencjami. Przeczytaj, jak wygląda rozliczanie podatku VAT w UK – i śpij spokojnie! Wyjaśniamy, kto, kiedy i w jaki sposób musi dokonać rozliczenia VAT na Wyspach.

VAT w UK po Brexicie – od czego jest odprowadzany i jakie są stawki podatku VAT?

Założenia i funkcjonowanie podatku VAT w Wielkiej Brytanii niewiele różnią się od przepisów w Polsce i innych krajach UE. Transakcje sprzedaży produktów i usług podlegają opodatkowaniu VAT według jednej z trzech stawek:

1. 20% – to domyślna, standardowa stawka VAT dla towarów i usług.
2. 5% – to stawka zredukowana, którą obejmuje się m.in. artykuły zapewniające bezpieczeństwo dzieciom (np. foteliki samochodowe), produkty energooszczędne, wybrane rodzaje sprzętu medycznego czy też niektóre usługi remontowe w mieszkaniach prywatnych.
3. 0% – to zerowa stawka VAT dla m.in. transportu pasażerskiego, podstawowych i nisko przetworzonych produktów spożywczych, niektórych artykułów medycznych czy dziecięcych.

Uwaga! Zastosowanie zerowej stawki VAT na swoje towary/usługi nie jest tożsame ze zwolnieniem podatkowym – przedsiębiorca wciąż musi składać deklaracje VAT. Zwolnienie z podatku VAT również obowiązuje na Wyspach –  podlegają mu m.in. niektóre usługi, w tym np. drogowe, lekarskie, edukacyjne, pocztowe, sportowe czy ubezpieczeniowe.

Obowiązek rejestracji do celów podatku VAT dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność zarejestrowaną w UK (o zwolnieniach w kolejnym rozdziale), ale nie tylko. Ponieważ Wielka Brytania opuściła Unię Europejską, to wewnątrzwspólnotowe dostawy i nabycia towarów zastąpił import i eksport. Brytyjski urząd skarbowy – HMRC wymaga obecnie deklaracji VAT również od niektórych zagranicznych firm działających na terenie UK, np. firm budowlanych i e-commerce. Po Brexicie przestał też obowiązywać VAT OSS – nie można już rozliczać się w tym systemie.

Porozmawiaj z Księgową

Kto musi zostać obowiązkowo płatnikiem VAT w UK?

1. Przedsiębiorcy prowadzący działalność zarejestrowaną w UK – po przekroczeniu limitu obrotów w wysokości 90 000 funtów rocznie (chyba że podlegają zwolnieniu przedmiotowemu). Rejestracji VAT należy dokonać do 30 dni od końca miesiąca, w którym firma przekroczyła limit obrotów. Uwaga – przedsiębiorca powinien dopełnić tego obowiązku również wtedy, gdy przewiduje, że przekroczy próg obrotów w ciągu najbliższych 30 dni (np. gdy zawiązał nowy kontrakt).

Warto wiedzieć! Każda firma może ponadto dobrowolnie zarejestrować się jako podatnik VAT – wiąże się to z kilkoma formalnościami, może jednak zapewniać niektórym firmom korzyści. Tak jak w Polsce przedsiębiorca ma wówczas prawo odliczać VAT od zakupów firmowych. Płatnik VAT bywa też uznawany za bardziej wiarygodnego partnera, kontrahenta.

2. Przedsiębiorcy, którzy nie mają siedziby w UK, ale dokonują tutaj opodatkowanych transakcji (lub magazynują towary). Rejestracji VAT należy dokonać jeszcze przed pierwszą transakcją – pozwoli to uniknąć kontroli i nieporozumień z HMRC, a także kar i odsetek ustawowych. Jeśli firma już rozpoczęła działalność na terenie Wielkiej Brytanii (a swoją siedzibę ma w Polsce lub w innym kraju i posługuje się jego numerem VAT), musi się zarejestrować jak najszybciej, natychmiast. Kolejno ma obowiązek rozliczyć i odprowadzić cały zaległy podatek.

Jak wygląda rejestracja VAT w Wielkiej Brytanii?

Rejestracja VAT w Wielkiej Brytanii odbywa się na dwa sposoby. 

1. Drogą podstawową jest obecnie rejestracja online, w udostępnianym przez HMRC portalu (wszystkie dokumenty przedsiębiorca załącza w postaci elektronicznej).
2. W niektórych przypadkach firmy mogą być nadal zobowiązane do rejestracji pocztą, np. gdy nie mogą zarejestrować się online ze specyficznych przyczyn technicznych lub prawnych. W takim przypadku przedsiębiorca musi skontaktować się z HMRC i poprosić o papierowy formularz – zadzwonić na infolinię VAT i uzasadnić, dlaczego musi dokonać rejestracji pocztą. Od 13 listopada 2023 r. HMRC uniemożliwiło większości firm rejestrację do VAT na papierowym formularzu VAT1.

Sam proces rejestracji VAT nie powinien nastręczyć problemów, ale przedsiębiorca może napotkać kilka innych trudności. Przede wszystkim po Brexicie znacznie wzmożono weryfikację przyszłych podatników VAT – HMRC często dziś żąda wielu różnych dokumentów, które nie jest łatwo zebrać lub uzyskać (np. faktur, kontraktów z przewoźnikami, umów z portalami internetowymi typu marketplace).

Kolejny problem polega na tym, że na brytyjski numer VAT czeka się około 30–90 dni. Bez niego nie może zostać wystawiona faktura VAT. Z kolei HMRC oczekuje, że przedsiębiorca będzie odprowadzał podatek już od pierwszego dnia rejestracji. Aby nie stracić finansowo, warto już od tej daty stosownie podnieść ceny towarów czy usług, a następnie (po otrzymaniu numeru) wymienić wcześniej wystawione faktury bez VAT na faktury VAT (tylko te, które wystawiliśmy po oficjalnej dacie rejestracji widniejącej na otrzymanym VAT certificate).

Jak rozliczać VAT w UK?

Przedsiębiorcy mogą rozliczać podatek VAT w UK na jeden z czterech sposobów (do wyboru podczas lub po rejestracji):

• Standard Accounting Scheme – to system podstawowy, najczęściej wybierany i obowiązkowy dla firm z rocznym obrotem przekraczającym 1 350 000 funtów. Przedsiębiorca rozlicza podatek na podstawie daty wystawienia faktury i w systemie kwartalnym (deklaracje, płatności i zwroty co 3 miesiące).

• Cash Accounting Scheme – podatek VAT jest rejestrowany i rozliczany w chwili wpłynięcia dochodu do firmy (otrzymania zapłaty), nie zaś wystawienia faktury. Również wydatki firmy zostają ujęte w okresie, w którym faktycznie je ona poniosła. Ten system może wybrać tylko firma o rocznym obrocie poniżej 1 350 000 funtów. Chętnie korzystają z niego przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury z odległym terminem zapłaty.

• Annual Accounting Scheme – ten system umożliwia z kolei uiszczanie podatku VAT wyłącznie raz w roku, na podstawie jednej (rocznej) deklaracji. Płatność można wówczas rozłożyć na raty. To model stworzony dla mniejszych firm, których roczny obrót nie przekracza 350 000 funtów. 

• Flat Rate Scheme – to natomiast wygodna, uproszczona opcja dla najmniejszych firm, z rocznym obrotem poniżej 150 000 funtów. Przedsiębiorca odprowadza ryczałtem stałą niższą stawkę podatku (zależnie od typu działalności) od swoich obrotów, a nie od każdej sprzedaży. Nie może jednak odzyskać VAT-u z faktur kosztowych.

Do złożenia deklaracji VAT służy elektroniczny portal HMRC i plik MTD for VAT (odpowiednik polskiego JPK_VAT). Obowiązku należy dopełnić w terminie do jednego miesiąca i 7 dni po upływie okresu sprawozdawczego. Deklaracje VAT w Wielkiej Brytanii składa się zwykle w okresach trzymiesięcznych, niekoniecznie jednak kwartalnych. Indywidualny system sprawozdawczy narzuca każdej firmie HMRC podczas rejestracji. Przykładowo, jeśli obejmuje on luty, marzec i kwiecień, to deklarację należy złożyć do 7 czerwca. Taki sam termin firma ma na płatność podatku VAT. Brytyjski urząd skarbowy nie wymaga składania rocznej deklaracji VAT (z wyjątkiem rozliczania się w systemie AAS).

Uwaga! Od stycznia 2023 roku obowiązuje w UK nowy system kar za przekroczenie terminu złożenia deklaracji VAT oraz odprowadzenia podatku. Za każdą zwłokę w zeznaniu firma dostaje punkty karne, a po przekroczeniu ich progu HMRC nakłada na przedsiębiorcę karę pieniężną. Odsetki od nieterminowej zapłaty naliczane są już od pierwszego dnia. Szczegóły systemu objaśnia oficjalny przewodnik „Penalty points and penalties if you submit your VAT Return late”, dostępny na stronie HMRC: zachęcamy do lektury!

Rozliczanie VAT w UK – nie musisz robić tego sam(-a)!

Samodzielna rejestracja i rozliczanie podatku VAT w UK są możliwe, ale trudne, a nawet niewielki błąd czy zaniedbanie może skutkować kontrolą i konsekwencjami prawnymi. Dlatego oferujemy pomoc naszego licencjonowanego polskiego biura rachunkowego w Anglii, które prowadzimy od 15 lat. Przejmiemy Twoje firmowe rozliczenia, w tym te związane z podatkiem VAT, a także kontakt z HMRC. Przy niewspółmiernie małym wydatku w stosunku do powagi obowiązku zyskasz czas, pewność i spokój – tak potrzebne w biznesie. Dostosujemy zakres naszej pracy do Twoich potrzeb. Usługi świadczymy tradycyjnie lub w pełni zdalnie. 

Zapraszamy – napisz lub zadzwoń do nas, a na dobry początek porozmawiamy, doradzimy, rozwiejemy wątpliwości.

FAQ:

• Jaka jest podstawowa stawka VAT w UK?

Podstawowa stawka VAT w UK wynosi 20%. Na niektóre towary i usługi obowiązują stawki zredukowane: 5 lub 0%, a wybrane działalności są przedmiotowo zwolnione z odprowadzania podatku.

• Jakie terminy na rozliczenie ma płatnik VAT w Wielkiej Brytanii?

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, musisz złożyć deklarację i uiścić podatek VAT w terminie do miesiąca + 7 dni od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego.

• Co grozi za nieterminową zapłatę podatku VAT w Anglii?

Za nieterminowe złożenie deklaracji i odprowadzenie podatku VAT HMRC nalicza odsetki ustawowe (od pierwszego dnia zwłoki) i kary finansowe.