Obowiązujące w UK przepisy wskazują jasno: kierowcy ciężarówek działający jako limited company, zatrudnieni m.in. przez agencje pracy, nie mają prawa do odliczenia kosztów dojazdów do pracy i posiłków. Wątpliwości nie tylko podatników, ale też księgowych, wciąż budzi pojęcie temporary workplace, które jest kluczowe dla rozstrzygnięcia tej kwestii. A jest ona istotna, ponieważ bezprawne zaliczenie wydatków do kosztów naraża przedsiębiorcę na dotkliwe konsekwencje w razie np. kontroli skarbowej.
Polacy poszukujący zatrudnienia w Wielkiej Brytanii często aplikują w odpowiedzi na oferty skierowane przez agencje pracy czy tzw. umbrella companies. Powszechną praktyką tego typu podmiotów jest wymaganie od potencjalnych pracowników założenia limited company – pod takim warunkiem znajdują oni zatrudnienie. Samozatrudnienie w UK to bardzo częste zjawisko szczególnie wśród kierowców ciężarówek – HGV drivers (Heavy Duty Vehicles drivers).
Podatki w Anglii – odliczanie kosztów
Kierowcy ciężarówek pracujący jako limited company, jak wszyscy inni przedsiębiorcy mogą zaliczać różnego rodzaju wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, iż odliczanie wydatków musi być zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, a te często się zmieniają. Zaliczenie do kosztów wydatku, który w świetle aktualnych regulacji prawnych nie może zostać do nich zaliczony, jest bezprawne i naraża podatnika na poważne konsekwencje, także finansowe.
Nowe regulacje od 2016 r.
Przepisy dotyczące odliczania niektórych wydatków m.in. przez HGV zmieniły się z dniem 6 kwietnia 2016 r. W poprzednim stanie prawnym po spełnieniu pewnych warunków kierowcy ciężarówek mogli dokonywać odliczeń m.in. kosztów dojazdów do pracy oraz posiłków (food allowance). Bazowano wtedy na założeniu, iż każde miejsce wykonywania obowiązków kierowców pracujących jako limited company to tzw. temporary workplace – nawet jeśli dojeżdżali do tego samego miejsca pracy przez wiele lat.
Księgowość – kluczowe definicje
Przepisy obowiązujące przed 6 kwietnia 2016 r. wskazywały, iż miejsce wykonywania pracy można uznać za temporary workplace, jeśli dany kierowca dojeżdżał do niego mniej niż 24 miesiące i przez maksymalnie 40% wszystkich swoich dojazdów. Obecne regulacje wskazują, że jeśli kierowca wykonuje swoje obowiązki pod nadzorem, kierownictwem i kontrolą (SDC) klienta końcowego, HMRC traktuje każde miejsce pracy HGV jako stałe miejsce pracy (permanent workplace). Podróż traktowana jest więc jako zwykła droga dojazdu do pracy, której koszty nie podlegają odliczeniu.
Koszty dojazdów nie dla HGV z limited company
Z omówionych powyżej przepisów jasno wynika, iż jeśli Personal Service Companies (PSC), czyli dyrektorzy wykonujący swoje usługi osobiście (m.in. kierowcy ciężarówek), pracują za pośrednictwem agencji pracy, to miejsce wykonywania przez nich obowiązków w żadnym wypadku nie jest traktowane jako temporary workplace. Koszty dojazdu do takiego miejsca traktowane są jako koszty zwykłych dojazdów do pracy, a te już nie podlegają odliczeniu. Prawidłowo rozliczane podatki w Anglii nie mogą uwzględniać ani ponoszonych przez kierowców ciężarówek kosztów dojazdów, ani kosztów posiłków.
Wątpliwości, które trzeba rozwiać
Zmiany w przepisach dotyczących odliczania kosztów dojazdów i posiłków przez HGV miały rozwiać wątpliwości podatników. Niestety, wyrażenie “temporary workplace” bywało i nadal bywa błędnie interpretowane przez podatników. Szczegółowe informacje na temat odliczania kosztów przez kierowców ciężarówek w stanie prawnym obowiązującym od 6 kwietnia 2016 r. można znaleźć na oficjalnej stronie internetowej HMRC – w tym artykule.
Bezprawne odliczanie kosztów przez HGV
Z omówionych powyżej przepisów jasno wynika, iż zatrudnieni przez agencje pracy kierowcy ciężarówek działający jako limited company, w których pełnią funkcję zarówno dyrektora, jak i pracownika fizycznego, nie mogą doliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków na dojazdy do pracy oraz na posiłki. Gdyby firma HGV odliczała chociażby mileage, czyli mile służbowe pokonane w celu dotarcia z domu do miejsca pracy i z powrotem, w istocie postępowałaby wbrew obowiązującym przepisom.
Księgowy księgowemu nierówny
Niestety, mimo iż obecnie obowiązujące przepisy podatkowe są w tym zakresie jasne, wielu kierowców ciężarówek wciąż wlicza w koszty uzyskania przychodów wydatki na dojazdy do pracy i posiłki. Co gorsza, praktykę taką stosują również niektóre biura księgowe, najwyraźniej niedostatecznie zaznajomione z aktualnymi regulacjami. Wiele limited companies nieświadomie dokonuje bezprawnych odliczeń, co stanowi dla nich ryzyko poważnych konsekwencji w razie np. kontroli skarbowej.
Rozliczenia podatkowe w rękach specjalisty
Samozatrudnienie w UK nie jest rzeczą łatwą – samo prowadzenie firmy wiąże się z licznymi obowiązkami i koniecznością ogromnego zaangażowania w działalność. Z tego względu wielu polskich przedsiębiorców w Anglii powierza swoje rozliczenia podatkowe specjalistom. Należy jednak pamiętać, iż rzetelnie prowadzona księgowość wymaga doświadczenia i dobrej znajomości przepisów, dlatego biuro rachunkowe w UK powinno być wybrane starannie chociażby pod kątem bieżącego uzupełnienia wiedzy przez pracujących w nim księgowych na temat aktualnych regulacji prawnych.
