Nowa firma Ltd w UK i co dalej? No właśnie… Dopiero co zostałeś dyrektorem swojej firmy limited, a w biurze księgowym już zasypano Cię dużą ilością informacji na temat jej funkcjonowania. Twój księgowy mówił o jakichś dokumentach, dywidendach, itp. Zastanawiasz się o co tu chodzi, co to właściwie jest ta dywidenda, itp.
W IAS rozumiemy, że trudno Ci to wszystko spamiętać, jeśli nigdy wcześniej nie miałeś z tym do czynienia. To dlatego przygotowaliśmy to krótkie przypomnienie najważniejszych rzeczy, o których trzeba pamiętać na początku.
1. Zakładanie firmy Ltd – załóż konto bankowe w UK dla firmy limited
Pierwszym krokiem będzie założenie konta bankowego dla Twojej firmy limited. Możesz to zrobić online, telefonicznie lub umówić się na spotkanie w banku. Wybór banku zależy od Ciebie i lepiej dokonać tego wyboru w pełni świadomie. Musisz dokładnie sprawdzić, jakie warunki oferuje dany bank. Bank jest bankowi nie równy i to samo dotyczy opłat za prowadzenie takiego konta.
Po złożeniu aplikacji online i tak możesz spodziewać się telefonu z banku lub nawet zaproszenia tam na osobistą rozmowę. Na takie spotkanie trzeba zabrać ze sobą Certyfikat otwarcie firmy / Certificate of Incorporation, który Companies House wyśle na podany im adres mailowy.
Konto bankowe Twojej firmy Ltd. nie jest Twoim kontem prywatnym!
Po założeniu firmowego konta bankowego, pamiętaj żeby przechodziły przez nie wyłącznie transakcje firmowe! Nie mieszaj ich z prywatnymi! Transakcje firmowe to wpływy od Klientów za nasze faktury, płatności za firmowe wydatki, wypłaty (np. jeśli masz pracowników lub zatrudniasz się w firmie na Payroll, jako jej pracownik).
2. Rejestracja firmy Ltd w UK – listy z HMRC i Companies House
Tuż po założeniu firmy Ltd na adres firmowy przyjdą listy z HMRC i Companies House takie jak:
– New Company Information (z numerem UTR firmy),
– Paye Office Reference Number,
– Office Reference Number (oba numery potrzebne do prowadzenia Payroll),
– Authentication Code (rodzaj podpisu elektronicznego potrzebny do zalogowania się na konto Twojej firmy w Companies House).
Wszystkie oficjalne listy przekazuj natychmiast swojemu księgowemu!
Nie musisz pamiętać nazw tych dokumentów. Jedyne o czym musisz pamiętać, to żeby od razu przekazać je nam, czyli swojemu księgowemu. Dane zawarte w tych listach, są niezbędnie potrzebne do prowadzenia księgowości Twojej firmy Ltd!
3. Firma Ltd w UK – faktury bez VAT i faktury z VAT
Wystawiając faktury za swoje usługi lub sprzedane towary, musisz na swojej fakturze umieścić nazwę Twojej firmy limited, jej adres, numer kolejny faktury, jej datę, datę płatności oraz dane bankowe firmy do przelewu.
Wzór faktury bez VAT do pobrania znajdziesz tutaj: IAS Copy of invoice-template-not-vat-registered
Jeśli Twoja firma Ltd jest płatnikiem VAT, dodatkowo na fakturze należy zaznaczyć, że jest to faktura VAT / VAT invoice, wyodrębnić kwotę netto, stawkę VAT, kwotę VAT i kwote brutto.
Wzór faktury VAT do pobrania znajdziesz tutaj: IAS Copy of invoice-template-vat-registered
4. Zbieraj wszystkie dowody zakupu, czyli dokumentuj ponoszone koszty
Jeśli robisz zakupy do firmy pamiętaj żeby poprosić sprzedawcę o wystawienia rachunku, czy faktury na Twoją firmę Ltd. Bardzo dużo osób zapomina o tym na początku, jako że nie mają jeszcze tego nawyku. Wyjątkiem będą np. paragony / receipt za paliwo lub zakupy drobnych materiałów biurowych / stationery.
Wszystkie dowody zakupu przekazuj swojemu księgowemu regularnie
Zgromadzone faktury, zarówno kosztowe jak i sprzedażowe musisz regularnie przekazywać nam czyli swojemu księgowemu. Możesz to robić co miesiąc lub jeśli wolisz co trzy miesiące, jednak nie rzadziej.
5. Firma Ltd w UK – wypłaty pensji dyrektora
Jako dyrektor firmy Ltd zapewne jesteś w niej także zatrudniony jako pracownik i pobierasz wypłaty poprzez system Payroll.
IAS będzie przesyłać comiesięczne payslipy na Twój adres mailowy z informacjąami:
– ile w danym miesiącu masz do wypłaty,
– jakie jest Twoje zobowiązanie z tytułu National Insurance Contribution i podatku,
– na jakie konto bankowe HMRC musisz je zapłacić.
Wypłaty dyrektorskie ustalane są najczęściej na poziomie najbardziej opłacalnym podatkowo na dany rok podatkowy i są w ramach tego roku stałe. Najlepszym rozwiązaniem będzie, jeśli ustalisz sobie na firmowym koncie bankowym stałe polecenie przelewu / standing order na kwotę Twojej wypłaty. Będziesz ją stamtąd przelewać na swoje konto prywatne na ostatni dzień każdego miesiąca.
Takie samo polecenie przelewu / standing order należy ustanowić sobie także na należną kwotę NI i tax. Będzie to comiesięczny przelew dokonywany na konto bankowe HMRC.
6. Firma Ltd w UK – wypłaty dywidend
Pozostałe pieniądze z zysku Twojej firmy Ltd będziesz mógł przelać na swoje bankowe konto prywatne w postaci dywidend. Będzie to tzw. pobieranie dywidend / dividend payout / dividend payment.
Dywidendy możesz pobrać z zysku Twojej firmy Ltd. pod koniec roku podatkowego lub możesz też je sobie przelewać w trakcie tego roku. Te tzw. interim dividends możesz pobierać w różnych kwotach, w zależności od aktualnie wypracowanego zysku i Twoich potrzeb.
Przy tym systemie musisz jednak pamiętać o jednej rzeczy. Pod koniec okresu rozliczeniowego na firmowym koncie bankowym musi pozostać kwota pozwalająca pokryć podatek od zysku firmy Ltd. (tzw. Coropration Tax).
UWAGA! Wybranie wszystkich pieniędzy z konta firmy Ltd., bez pozostawienia tam kwoty pozwalającej pokryć podatek należny do zapłacenia jest w UK nielegalne.
Uzyskaj szczegółowe informacje i skontaktuj się ze swoim księgowym Iwona Accountancy Services Ltd.
