Zawód księgowego to ogromna odpowiedzialność. Zwłaszcza w Wielkiej Brytanii, za sprawą takich jak regulacji jak AML i okresowych kontroli z zakresu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Gdy w 2024 roku moje biuro otrzymało po takim audycie ocenę „Outstanding” (z ang. znakomita), byłam niezwykle dumna. Przede wszystkim z drogi, jaką przeszliśmy, aby ją uzyskać. Podzielę się z Tobą naszą historią. Pokażę Ci, jakie standardy wypracowaliśmy i jak obecnie zajmujemy się naszymi klientami.
Bycie księgowym w UK to wyzwanie
Aby prowadzić biuro księgowe w UK, nie wystarczy zadbać o stosowne ubezpieczenie i programy księgowe – taka działalność jest znacznie bardziej regulowana niż choćby w Polsce. Biura księgowe w Wielkiej Brytanii muszą przestrzegać różnych przepisów, regulacji i standardów. Składają się na nie m.in.:
- AML: Anti-Money Laundering, ustawodawstwo o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Wymaga ono od biur księgowych wdrożenia odpowiednich procedur w zakresie m.in. weryfikacji tożsamości klientów, monitorowania transakcji i zgłaszania podejrzanych działań do National Crime Agency.
- Ustawa o ochronie danych (DPA: Data Protection Act z 2018 r.) i GDPR (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych). W biurze księgowym musimy chronić dane osobowe klientów i pracowników oraz informować ich o celu i sposobie przetwarzania ich danych.
- Przepisy podatkowe w zakresie podatku dochodowego, korporacyjnego, VAT i innych. To podstawa naszej działalności. Jesteśmy zobowiązani do ich przestrzegania i właściwego doradzania klientom kwestiach podatkowych – a więc także do stałego monitorowania zmian prawnych.
- Standardy zawodowe. Jako księgowi podlegamy regulacjom zawodowym organizacji takich jak Institute of Accountants and Bookkeepers. Musimy działać niezależnie i poufnie, jesteśmy też zobowiązani do ciągłego rozwoju i aktualizowania wiedzy.
- Standardy rachunkowe. Naszym obowiązkiem jest również stosowanie się do odgórnie narzuconych standardów rachunkowych, takich jak UK Generally Accepted Accounting Practice (UK GAAP) czy Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (IFRS) – zależnie od specyfiki klienta.
- Aktualne licencje. W związku z powyższym wszystkie biura księgowe w UK muszą co rok odnawiać licencję na działalność, którą wydają uprawnione organy nadzorcze takie jak Institute of Accountants and Bookkeepers. Ma to na celu kontrolę przestrzegania standardów oraz przepisów AML czy GDPR.
Okresowe kontrole, które nie są formalnością
Organy nadzorcze takie jak Institute of Accountants and Bookkeepers regularnie kontrolują naszą działalność. Nie jest to zwykła formalność, w praktyce inspektorzy szczegółowo weryfikują różne aspekty działalności biura, w tym:
- zgodność z prawem i regulacjami;
- przestrzeganie standardów zawodowych i etyki księgowego;
- zarządzanie ryzykiem i kontrolę wewnętrzną;
- niezależność i obiektywność.
Aby pozytywnie przejść taką kontrolę, biuro musi:
- na bieżąco aktualizować wiedzę i umiejętności pracowników;
- stosować się do wszystkich przepisów prawnych i standardów;
- utrzymywać skuteczne procedury kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem;
- prowadzić przejrzystą i zgodną ze standardami dokumentację;
- przestrzegać zasad etycznych i zawodowych.
Jednym z najważniejszych obszarów takiej okresowej kontroli jest stosowanie się do standardów w zakresie AML, czyli przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Dla mojego biura księgowego taki audyt okazał się ogromnym wyzwaniem – choć wcale się tego nie spodziewałam.
Ostatni audyt naszego biura z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) zakończył się wyjątkowym sukcesem – moja firma otrzymała ocenę Outstanding (z ang. znakomita). To wyróżnienie jest tym bardziej znaczące, że tylko nieliczni osiągają tak wysoki wynik.
W związku z tym zostałam zaproszona do udzielenia wywiadu, na podstawie którego powstał artykuł opublikowany w branżowym magazynie „IAB Connect”.
Poniżej prezentujemy jego tłumaczenie. Oryginalny artykuł znajduje się na końcu i pod linkiem: Lessons Learned from an AML Inspection Journey
Lekcje wyniesione z inspekcji AML
Kiedy ponad trzy lata temu przeszłam swoją pierwszą kontrolę z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), było to dla mnie niezwykle pouczające doświadczenie. Prowadząc własną firmę od ponad dziesięciu lat, zatrudniając siedem osób i obsługując ponad dwustu klientów, sądziłam, że właściwie dbam o spełnianie standardów AML. Jednakże kontrola pokazała, że sprawy mają się nieco inaczej.
Proces okazał się znacznie bardziej szczegółowy, niż się spodziewałam – trwał cztery godziny i obejmował serię wnikliwych, wymagających pytań. W duchu wierzyłam, że raport wskaże jedynie drobne kwestie wymagające zmian. Zamiast tego otrzymałam osiem obowiązkowych zaleceń do wdrożenia i ocenę – „Requiring Improvement” (z ang. wymaga poprawy). Było to dla mnie i mojej firmy brutalne zderzenie z rzeczywistością.
Zamiana wyzwań w szanse
Wynik inspekcji zmusił mnie do gruntownego zbadania, jak moja firma podchodzi do kwestii AML. Początkowo skala zmian, które należało wprowadzić, wydawała się przytłaczająca. Mimo to wiedziałam, że te działania są po prostu niezbędne. Wszystko po to, by moje postępowanie spełniało wszelkie wymogi regulacyjne. Aby sprostać temu wyzwaniu, zdecydowałam się na współpracę z zewnętrznymi konsultantami. Pomogli mi oni przejść przez cały ten proces i wdrożyć konieczne ulepszenia.
Jednym z pierwszych kroków był wnikliwy audyt bazy klientów. Polegał on na skategoryzowaniu każdego z nich według poziomu ryzyka. Na tej podstawie stworzyłam szczegółowy tzw. rejestr ryzyk, który został podzielony na kategorie. Dzięki temu mogłam skuteczniej priorytetyzować działania związane z poprawą spełniania standardów AML. Zyskałam także przejrzysty obraz słabszych obszarów, gdzie mogły występować potencjalne niedopatrzenia.
By przyspieszyć i zautomatyzować podjęte w tym kierunku kroki, sięgnęłam po nowe technologie. Wdrożyłam SmartSearch – narzędzie to oferuje zaawansowane działania z zakresu AML, takie jak:
- weryfikacja klienta (Know Your Customer – KYC),
- identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (Politically Exposed Persons – PEP),
- przeszukiwanie list sankcyjnych.
Ponadto postawiłam na stały monitoring oraz usprawnioną weryfikację tak zwanego due diligence (termin ten oznacza staranną analizę i weryfikację klienta lub transakcji, mającą na celu ustalenie źródła jego dochodów, tożsamości, określenie poziomu ryzyka i wykluczenie udziału w nielegalnych praktykach).
Dzięki alertom na żywo i funkcji rozpoznawania twarzy system ten wniósł precyzję, dokładność i efektywność. Ponadto zaoszczędził czas, który zostałby poświęcony na wielogodzinne sprawdzenia manualne.
Dodatkowo wdrożyłam AML Complete – platformę zapewniającą regularne powiadomienia due diligence, zaawansowany moduł oceny ryzyka oraz kompleksowe zasoby szkoleniowe dla zespołu. Te rozwiązania wzmocniły nasze działania w zakresie zgodności z obowiązującymi standardami. Ponadto wiele nauczyły pracowników, co dodało im pewności siebie w obszarze AML. Usystematyzowana wiedza i umiejętność jej wykorzystania są naszą podstawą.
Wdrażanie AML do codziennej praktyki
Początki wprowadzania zmian do naszego codziennego trybu pracy nie były łatwe. Wymagało to dużych nakładów czasu i wysiłku, co niestety potrafiło zniechęcać. Jednakże w pewnym momencie nowe procedury stały się częścią naszej rutyny, a ich zalety były coraz wyraźniejsze.
„Naiwnie liczyłam, że raport zasugeruje tylko drobne ulepszenia. Zamiast tego, stanęłam w obliczu wdrożenia ośmiu obowiązkowych działań i pobudzającej do działania oceny „Requiring Improvement”.
„Nasi klienci zaczęli zauważać profesjonalne podejście zespołu oraz wyższe standardy, które wprowadziłam. Z czasem zmiany te nie tylko poprawiły naszą efektywność operacyjną, ale również podniosły reputację firmy na rynku”.
Nowe systemy i procesy uporządkowały działania oraz wprowadziły większą przejrzystość, czyniąc kwestię zgodności ze standardami AML wyraźnym elementem naszej codziennej pracy. Mój zespół znacznie pogłębił zrozumienie działań związanych z tym obszarem. Wzmocniło to poczucie odpowiedzialności i czujności w firmie. Klienci szybko zauważyli wyższe standardy, co zaowocowało wzrostem zaufania i umocnieniem naszej pozycji rynkowej.
Kiedy nadszedł czas drugiej inspekcji w 2024 roku, jej wyniki mówiły same za siebie. Byłam niezmiernie dumna, gdy otrzymaliśmy ocenę „Outstanding” (z ang. znakomita) – stanowi ona najlepszy dowód zmian, jakich dokonaliśmy. Kluczową rolę odegrało opracowanie spersonalizowanych zasad i procedur z dziedziny AML. Wcześniej bazowaliśmy na gotowych szablonach, co podczas pierwszej kontroli okazało się niewystarczające. Spersonalizowane procedury zagwarantowały zgodność, pogłębiły nasze rozumienie AML i jego rolę w ochronie systemu finansowego.
Kluczowe wskazówki dotyczące przygotowania do inspekcji AML
Czerpiąc z własnego doświadczenia, chciałabym podzielić się trzema najważniejszymi radami dla osób przygotowujących się do inspekcji AML:
- Włącz AML do codziennych działań
Postępowanie zgodnie z procedurami AML nie powinno być traktowane jako dodatek czy działanie okazjonalne. Uczyń procesy AML nieodłącznym elementem codziennej pracy. Takie podejście pozwala zmniejszyć stres związany z kontrolą i zapewnia nieustanne utrzymywanie wymaganych standardów. - Wykorzystaj zasoby branżowe
Organizacje profesjonalne, takie jak IAB, oferują wiele cennych narzędzi – od przewodników, których zadaniem jest pomoc w przygotowaniu do kontroli, aż po materiały szkoleniowe. Zawierają one jasne wskazówki i praktyczne porady przydatne w czasie przygotowań do inspekcji. Moim zdaniem warto w pełni korzystać z tego typu wsparcia. - Spersonalizuj wytyczne i procedury związane z AML
Unikaj opierania się wyłącznie na gotowych szablonach. Procedury dostosowane do profilu Twojej firmy są dużo skuteczniejsze oraz budują wiarygodność i zaangażowanie w zakresie zgodności ze standardami AML.
Jaśniejsza przyszłość dla mojej firmy
Z perspektywy czasu mogę śmiało powiedzieć, że pierwsza inspekcja AML stała się punktem zwrotnym w rozwoju mojego biznesu. Początkowo wyniki były dla mnie trudne do zaakceptowania. Jednakże stały się one impulsem do pozytywnych zmian. Dziś zgodność z procedurami AML nie jest jedynie wymogiem regulacyjnym, ale ważnym filarem naszej działalności.
Droga od oceny „Requiring Improvement” do „Outstanding” nie była łatwa, ale bez wątpienia warta wysiłku. Zainwestowany czas, środki i szkolenia zaowocowały nie tylko poprawą zgodności ze standardami AML, lecz także rosnącym zaufaniem ze strony klientów i silniejszą reputacją na rynku. Moja rada dla innych jest prosta: potraktujcie kontrole jako szansę na rozwój, zainwestujcie w odpowiednie rozwiązania i postawcie na spersonalizowane podejścia. Korzyści dla waszej firmy, zespołu oraz klientów są tego warte.
Dzięki temu doświadczeniu moja firma stała się silniejsza, a ja sama zyskałam jeszcze większą motywację, by utrzymywać najwyższe standardy w branży. Mam nadzieję, że moja historia zainspiruje innych do postrzegania standardów AML jako drogi do ciągłego doskonalenia się i rozwoju.
The original article can be found at the following link: Lessons Learned from an AML Inspection Journey
Lessons Learned from an AML Inspection Journey
When I had my first Anti-Money Laundering (AML) inspection over three years ago, it was an eye-opening experience. Having run my practice for over a decade, with seven employees and more than 200 clients, I thought I had been managing AML compliance fairly well. However, the inspection revealed otherwise.
The process was far more thorough than I had anticipated, lasting four hours and involving a series of detailed and challenging questions. I naively hoped the report would suggest only minor improvements. Instead, I was faced with eight mandatory actions and a sobering „Requiring Improvement” assessment. It was a stark wake-up call for me and my practice.
Turning Challenges Into Opportunities
The outcome of the inspection forced me to take a hard look at how my business approached AML compliance. Initially, the magnitude of the changes required felt overwhelming. Yet, I knew these changes were essential to ensure my practice operated with integrity and met regulatory standards. To tackle this challenge, I engaged external consultancy support to help us navigate the process and implement the necessary improvements.
One of the first steps I took was a full audit of my client base. This included categorizing each client based on risk levels and developing a detailed risk register. This exercise not only helped me prioritize compliance efforts but also provided a clear overview of where vulnerabilities might lie.
To enhance and streamline our compliance processes, I turned to technology. I adopted SmartSearch, which offered robust AML tools such as Know Your Customer (KYC) checks, Politically Exposed Persons (PEP) and sanctions screening, ongoing monitoring, and enhanced due diligence. Its live alerts and facial recognition features brought a new level of accuracy and efficiency to our operations, saving countless hours of manual work.
Additionally, I implemented AML Complete, a platform that provided regular due diligence alerts, a sophisticated risk assessment module, and comprehensive staff training resources. These tools not only bolstered our compliance measures but also empowered my team with the knowledge and confidence to handle AML responsibilities effectively.
Embedding AML into Everyday Practice
At first, integrating these changes into our business was a significant challenge. It required a considerable investment of time, effort, and resources, which felt daunting. However, as these procedures became ingrained in our daily operations, their value became increasingly evident.
„I naively hoped the report would suggest only minor improvements. Instead, I was faced with eight mandatory actions and a sobering ‘Requiring Improvement’ assessment”.
„Our clients began to notice the higher standards we upheld, and their trust in our professionalism grew. Over time, these changes not only enhanced our operational efficiency but also elevated our reputation in the market”.
The new systems and processes provided structure and clarity, making compliance a seamless part of our routine. My team developed a far deeper understanding of AML requirements, fostering a culture of accountability and vigilance. Our clients began to notice the higher standards we upheld, and their trust in our professionalism grew. Over time, these changes not only enhanced our operational efficiency but also elevated our reputation in the market.
By the time of our second inspection in 2024, the results spoke for themselves. I was immensely proud to receive an „Outstanding” assessment, a testament to the transformation we had achieved. A key factor in this success was the development of bespoke AML policies tailored to my practice. Previously, I had relied on generic templates, which proved insufficient during the first inspection. Customized policies not only ensured compliance but also deepened my understanding of AML and its importance in safeguarding the financial system.
Key Takeaways for Preparing for an AML Inspection
Drawing on my experience, I’d like to share three essential pieces of advice for anyone preparing for an AML inspection:
- Integrate AML into Daily Operations
Compliance shouldn’t be treated as an afterthought or a periodic exercise. Make AML processes an integral part of your day-to-day operations. This proactive approach reduces stress during inspections and ensures your business remains compliant at all times. - Leverage Industry Resources
Professional bodies like the IAB offer invaluable resources, from inspection guides to training materials. These tools can provide clarity, structure, and practical advice as you prepare for an inspection. Take full advantage of what’s available. - Customize Your Policies and Procedures
Avoid the temptation of relying on generic templates. Tailored policies that reflect the unique nature of your practice are far more effective in meeting regulatory requirements and demonstrating your commitment to compliance.
A Brighter Future for My Practice
Reflecting on this journey, I can confidently say that my first AML inspection was a turning point for my business. While the initial findings were difficult to accept, they served as a catalyst for meaningful change. Today, compliance is not just a regulatory obligation but a core aspect of how we operate.
The journey from „Requiring Improvement” to „Outstanding” wasn’t easy, but it was undoubtedly worthwhile. The investment in time, tools, and training has paid dividends, not only in improved compliance but also in enhanced client trust and a stronger reputation. My advice to others is simple: see inspections as an opportunity to improve, invest in the right solutions, and never underestimate the value of a tailored approach. The rewards for your practice, your team, and your clients are well worth the effort.
This experience has not only strengthened my business but also my resolve to uphold the highest standards in the industry. I hope my story inspires others to view AML compliance as a pathway to growth and excellence.
The original article can be found at the following link: Lessons Learned from an AML Inspection Journey
